Cuando una empresa decide operar de manera remota, debe buscar métodos o tecnologías que permitan a los trabajadores operar de manera eficiente, incluso aunque no compartan un espacio físico. Es en este contexto, cuando un software de gestión de proyectos adecuado se convierte en una herramienta esencial.
En este artículo, exploraremos algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos, diseñadas específicamente para que las empresas remotas puedan lograr un buen trabajo colaborativo y mantener un equipo organizado. Toma nota de esta selección de 7 herramientas esenciales para el trabajo remoto.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Se trata de una plataforma tecnológica diseñada para proporcionar un espacio centralizado para la planificación, seguimiento y colaboración en todas las etapas de un proyecto. Estos programas no solo permiten un enfoque estructurado para el trabajo, sino que también promueven la comunicación fluida y la asignación efectiva de tareas, incluso cuando los equipos están dispersos geográficamente.
Como veremos a continuación, cada una de estas herramientas se caracterizan por ofrecer experiencias visuales sobre el avance de cada proyecto, mismas que pueden ser personalizables, de acuerdo con las necesidades de cada equipo de trabajo. Este tipo de características contribuyen a hacer un mejor seguimiento de la productividad y resultados.
1. Trello: visualización y eficiencia
Este software ofrece una plataforma visual que permite a los equipos administrar proyectos y tareas de manera efectiva. A través de su interfaz interactiva, los usuarios pueden acceder a información ordenada sobre tareas, planes de trabajo y metas.
Trello destaca por su enfoque en medios de comunicación inteligentes e intuitivos basados en visualizaciones claras de datos, lo que facilita la transmisión de información, de manera efectiva.
Desde pequeñas tareas hasta objetivos más amplios, Trello se adapta, al tiempo que proporciona herramientas creativas, como la generación de ideas, para impulsar la innovación en el proceso de gestión.
2. Monday: simplificando la complejidad
Para aquellos que buscan una solución integral para la gestión de proyectos en un entorno remoto, Monday se posiciona como una opción sólida. Este sistema operativo de trabajo se destaca por su simplicidad e intuición, permitiendo a los equipos dar forma a flujos de trabajo de manera flexible.
Ofrece diversas capacidades que abarcan desde la gestión de proyectos y tareas hasta la administración de contrataciones, seguimiento a clientes y actividades de marketing, Monday se presenta como una herramienta “todo en uno”, que además permite personalizar los tableros respecto de colores y tamaño.
Por otro lado, al poder sincronizarse con otras aplicaciones y herramientas digitales comunes, amplía el acceso a diversos elementos involucrados en cada proceso de trabajo. Esto, aunado con su capacidad de medir el rendimiento y el progreso de cada proyecto, convierten a Monday como un recurso valioso para empresas remotas.
3. ClickUp: todo en un solo lugar
ClickUp se autodenomina como “una app para reemplazarlas todas”, y esto se debe a que esta plataforma digital ofrece una gama diversa de funcionalidades y herramientas para gestionar sus proyectos de manera fluida y organizada, con todo el equipo de trabajo.
Los usuarios obtienen su propio espacio de trabajo, que puede ser personalizado con distintas carpetas y listas. De acuerdo con las necesidades de los equipos grandes o si se trata de proyectos más pequeños, ya que la plataforma se adapta a las necesidades de cada organización.
La herramienta también se enfoca en la colaboración, permitiendo la interacción con terceros en documentos interactivos y ofreciendo diversas vistas para el seguimiento del progreso del proyecto. En última instancia, ClickUp es ideal para equipos que buscan aumentar la productividad y alcanzar objetivos de manera efectiva.
4. Asana: unificando la gestión
Asana se destaca como una solución de gestión de proyectos que unifica y simplifica el trabajo en todas sus etapas: desde la planificación hasta la ejecución. Esto se debe a que ofrece una plataforma para conectar recursos y dar seguimiento a proyectos en un solo lugar.
Asana ofrece ventajas como la sincronización con Google Calendar, recordatorios y tareas recurrentes, vistas personalizables y la posibilidad de invitar a colaboradores al proyecto. Ya sea para tareas cotidianas o proyectos específicos. Debido a todo esto, resulta una opción versátil y eficiente.
El objetivo de esta herramienta es ayudar a las organizaciones a planificar y gestionar el trabajo de forma más rápida, gracias a tener información clara sobre qué actividad está a cargo de cada colaborador y durante qué periodo.
5. Wrike: acceso instantáneo y comunicación centralizada
Al tratarse de una herramienta en la nube, destaca por su capacidad de proporcionar acceso instantáneo a los datos e información del proyecto sin importar el lugar o el momento. Por eso es ideal para el trabajo remoto.
Con este software, la comunicación se vuelve más fluida a través de funciones como comentarios en tareas, lo que permite la centralización de la comunicación y la clarificación de dudas. También tiene la capacidad de administrar proyectos de diferentes dimensiones y la optimización de la colaboración interna y externa.
Ofrece una visibilidad 360 sobre los proyectos y entre departamentos, lo que favorece la colaboración entre miembros de todo el equipo, mediante formularios de solicitud dinámicos que se asignan las tareas a las personas adecuadas. Sus funciones incentivan una comunicación más eficiente con respuestas oportunas.
6. Microsoft Project: control y planificación óptima
Se trata de una aplicación de gestión de proyectos profesionales que ofrece un control exhaustivo sobre cada proceso y tarea. Está diseñada para ayudar a los equipos y gerentes de proyectos a supervisar todos los aspectos: desde la planificación y asignación de tareas hasta el seguimiento del progreso y la gestión de los recursos.
A través de su interfaz, los usuarios pueden planificar tareas detalladas, tomar decisiones informadas basadas en una visión completa del proyecto y mejorar la colaboración entre equipos y departamentos. Sus funcionalidades van desde la priorización de tareas hasta la generación de gráficos e informes.
Con esta herramienta, los usuarios pueden crear diagramas de Gantt y otras visualizaciones para representar la secuencia y la duración de las tareas.
7. Teamwork: una visión panorámica del proceso
Finalmente, Teamwork está diseñada para simplificar y optimizar la forma en que los equipos planifican, colaboran y realizan proyectos. Se caracteriza por proporcionar a los usuarios una plataforma centralizada donde pueden organizar tareas, establecer plazos, asignar responsabilidades y dar seguimiento al progreso.
Una de sus grandes ventajas es que fomenta la comunicación efectiva al permitir que los miembros del equipo compartan actualizaciones, comentarios y archivos en tiempo real. Al unir la planificación, la ejecución y la comunicación en una sola plataforma, se convierte en un recurso valioso para maximizar la eficiencia y el éxito de los proyectos en un entorno colaborativo.
Por otro lado, ofrece una visión panorámica de todo el proceso, lo que ayuda a los líderes a identificar posibles obstáculos y tomar decisiones informadas.
Conclusión:
En el mundo empresarial actual, la adopción de herramientas de gestión de proyectos se ha convertido en una necesidad vital para empresas que operan en un entorno remoto. La diversidad de opciones disponibles, como las que aquí enlistamos, proporciona a los líderes empresariales las herramientas necesarias para fomentar la eficiencia, la colaboración y la organización en sus equipos.
Al aprovechar estas soluciones tecnológicas, las empresas pueden trascender las limitaciones geográficas y maximizar el potencial de sus equipos remotos. En la medida que sean capaces de realizar una correcta elección de la herramienta adecuada, que dependerá de las necesidades y objetivos específicos de cada empresa.
Recuerda que una gestión de proyectos efectiva es la piedra angular del éxito en el mundo laboral remoto.
